1. Definiu els activadors d'actualització clars: assegureu-vos que les actualitzacions immediates siguin qualsevol canvi
Les actualitzacions d'etiquetes s'han d'iniciar sempre que es produeixi alguna de les situacions següents:
Canvis en la formulació/ingredients: quan els ajustaments a les matèries primeres químiques o a les proporcions donen lloc a canvis en la classificació de perills o la informació de perill;
Actualitzacions de la normativa/estàndards: quan es revisen les normes nacionals o quan el GHS actualitzi les classificacions de perill (p. ex., introduint una nova categoria per a perills atmosfèrics), fent que les etiquetes existents no compleixin-nous requisits;
Canvis en la informació del proveïdor/producció: quan el nom de l'empresa, l'adreça o el número de contacte d'emergència canvia, la informació original no és vàlida;
Correcció d'errors: quan es descobreixen errors a la informació de l'etiqueta durant les-inspeccions prèvies a l'enviament o les auditories normatives, i cal corregir-los.
2. Establir un mecanisme de revisió periòdica per evitar que es passin per alt els canvis latents
Feu una revisió exhaustiva de l'etiqueta de totes les categories de productes cada sis mesos: reviseu sistemàticament totes les plantilles d'etiquetes que s'utilitzen actualment per verificar l'alineació amb les últimes normatives i el contingut de la SDS; imposar una re{0}}avaluació rigorosa de les etiquetes que no s'hagin actualitzat durant més de cinc anys;
Verifiqueu de manera proactiva les noves regulacions als països de destinació per a productes d'exportació: al començament de cada any, reviseu les actualitzacions normatives dels mercats d'exportació clau i ajusteu els requisits de l'etiqueta corresponents per evitar problemes d'incompliment-que es derivin dels canvis de normes després de l'enviament.
3. Definiu responsabilitats clares i implementeu fluxos de treball d'actualització
Designeu una persona específica per gestionar les versions d'etiquetes: centralitzeu l'arxiu de totes les plantilles d'etiquetes, registrant la data i el motiu de cada actualització per garantir que cada versió sigui totalment traçable;
Establiu un protocol d'"Actualització de l'etiqueta abans de l'enviament": per als nous productes o productes que s'estan sotmetent a canvis, les actualitzacions d'etiquetes s'han de completar i verificar que compleixen *abans* d'organitzar la impressió i la producció; l'ús d'etiquetes obsoletes per als enviaments està estrictament prohibit.
4. Aprofiteu les eines digitals per a la gestió (adequades per a empreses de fabricació)
Utilitzeu fulls de càlcul o sistemes de gestió d'etiquetes dedicats per registrar les versions d'etiquetes i actualitzar les dates de tots els productes químics; configureu recordatoris automatitzats per a revisions programades per evitar que les etiquetes obsoletes entrin al mercat inadvertidament a causa d'una supervisió.
